Kişisel Verilerin Korunması Kapsamında Aydınlatma Metni
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI MEVZUATI UYARINCA GENEL AYDINLATMA METNİ
1. Veri Sorumlusunun KimliğiKAYNES ULUSLARARASI EĞİTİM BELGELENDİRME VE DANIŞMANLIK TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (“KAYNES” veya “Şirket”) olarak kişiselverilerinizin güvenliği ve gizli tutulması hususunda azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu bilinçle ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu(“Kanun”) nezdinde veri sorumlusu sıfatıyla, elde ettiğimiz kişisel verilere ilişkin Kanun’a uygun hareket edebilmemizi teminen aydınlatma yükümlülüğükapsamında aşağıdaki hususları bilgilerinize sunuyoruz.2. Kişisel Verilerin İşlenmesi ve İşleme ve Aktarılma AmaçlarıKişisel verileriniz, KAYNES tarafından sunulan hizmet ve ticari faaliyete ilişkin olarak değişkenlik gösterebilmekle beraber Şirketimiz tarafından hizmetlerin eniyi şekilde sunulabilmesini sağlamak maksadıyla işlenmektedir. Bu kapsamda;Müşterilerimiz/müşterilerimizin çalışanı/irtibat kişisi/ortağı/yetkilisi/sınav görevlisi olmanız halinde; sınava girecek adayların bilgileri (kimlik, iletişimbilgileri vs), sınavların açılabilmesi, Mesleki Yeterlilik Belgesi’nin düzenlenebilmesi, gözetim işlemlerinin yapılması amacıyla hukuki zorunluluklarnedeniyle ve yasal sınırlamalar çerçevesinde Mesleki Yeterlilik Kurumu (MYK)’ya web portal aracılığıyla aktarılmaktadır. Yasal olarak yapılması gerekendenetimlerde (MYK ve TÜRKAK denetimleri vs), söz konusu kurum/kuruluşlarla talep ettikleri bilgi, belge ve kayıtlar (görüntülü/sesli sınav kayıtları dahil)hukuki zorunluluklar nedeniyle ve yasal sınırlamalar çerçevesinde paylaşılmaktadır. Sınava girecek adayların adayların sınav işlemleri yazılım sistemiüzerinden takip edildiği için, adayların, değerlendirici, gözetmen ve karar vericilerin kimlik bilgileri yazılım firması ile paylaşılmaktadır. 5544 Sayılı Kanunve ikincil düzenlemeler gereği sınavlar esnasında alınan görsel/işitsel kayıtlar, kurumumuz hizmetlerinin sunulabilmesi ve hukuksal, teknik ve idari sonucuolan faaliyetler ve bunlardan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla 1 yıl süreyle saklanmaktadır. Adayların kimlik bilgileri, sınavdan çıkarçatışması beyanının alınabilmesi için adayın sınavında görevlendirilecek değerlendirici, gözetmen ve karar verici kişilerle paylaşılmaktadır. Sınavlarda görevalacak gözetmen, değerlendirici, karar verici gibi sınav görevlilerinin MYK web portal’da onaylanmaları amacıyla ve sınırlamalar çerçevesinde kişisel verileriportal üzerinden MYK’ya bildirilmektedir. Adaylar adına sınav ve belgelendirme ücreti yatıran adayların çalışmakta olduğu firmalara diğer yasal sorumluluklarnedeniyle adayların sınav sonuçları aktarılmaktadır. Adayların başvuru yaptığı, 5174 Sayılı Kanun ile kurulmuş olan Oda ve Borsa’ların görevlendirdiği kişilereadayların sınav sonuçları diğer yasal sorumluluklar nedeniyle aktarılmaktadır. Finansal kayıtların tutulması ve faturalandırma işlemlerinin etkin bir şekildeyapılabilmesi amacıyla, sınava başvuru yapan adayların bilgileri hizmet alınan mali müşavirle paylaşılmaktadır.Bu hususlara ek olarak, KAYNES’in hizmetlerinden yararlanan müşterilerin, taşeronların, tedarikçilerin, iş ortaklarının, hizmet alınan danışman firmalarınçalışanı/irtibat kişisi/ortağı/yetkisinin kimlik, iletişim, finansal, hukuki işlem verileri sözleşme süreçlerinin, iş sürekliliğinin sağlanması ve iş faaliyetlerininyürütülmesi/denetimi, finans ve muhasebe işlerinin, mal/hizmet satın alım, mal/hizmet satış süreçlerinin, denetim/etik faaliyetlerinin, risk yönetimisüreçlerinin yürütülmesi, ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, talep halindeyetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, bilgi sistemlerinin sürekliliğinin sağlanması, saklama ve arşiv süreçlerinin yürütülmesi, ilgili mevzuata veKAYNES politika ve prosedürlerine uyum sağlanması amaçlarıyla sınırlı olarak işlenmektedir. Bu doğrultuda;• Kişisel veriler, MYK mevzuatı gereği 10 yıl boyunca saklanmakta, süre sonunda imha edilmektedir.• Sınavlar boyunca kaydedilen görüntü/ses kayıtları, 1 yıl boyunca saklanmakta, süre sonunda imha edilmektedir.3. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki SebebiKişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metni’nin 2. maddesinde açıklanan amaçlar ile Kanun’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak Kanun’un 5. maddesindebelirtilen; sözleşmenin ifası, hakkın tesisi, kullanılması veya kurulması, veri sorumlusunun meşru menfaati ve açık rızanızın bulunması hukuki sebeplerinedayalı ve bunlarla sınırlı olarak; otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle, işvereniniz tarafından veya tarafınızca doğrudan elektronik postaadresimiz vasıtasıyla iletilen sözlü veya yazılı bilgiler, Şirket faaliyetleri kapsamında kullanılan uygulama ve yazılımlar aracılığıyla toplanabilmektedir.4. Yurtdışına Veri Aktarımı : Şirketimiz, yurtdışına veri aktarımında bulunmamaktadır.5. Kişisel Verilerin Korunmasına Yönelik HaklarınızKişisel verilerin korunması mevzuatı çerçevesinde, kişisel verilerinizin; işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenmeamacını ve tarafımızca bu amaçlara uygun olarak kullanıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme, eksikveya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini ve aktarılmışsa aktarılan üçüncü kişilere de bildirilmesini talep etme, işlenme şartlarının ortadan kalkmasıhalinde silinmesini veya yok edilmesini ve aktarılmışsa aktarılan üçüncü kişilere de bildirilmesini talep etme, işlenen verilerin münhasıran otomatiksistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıktığını düşünüyorsanız bu duruma itiraz etme, Kanuna aykırı olarak işlenmesisebebiyle bir zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme haklarınız mevcuttur. Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesikapsamındaki taleplerinizi, www.kaynes.com.tr linkinden “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca Hacıhalil Mahallesi 1225/1Sokak No :10 Gebze / KOCAELİ adresine yazılı olarak ve kimlik teyidinizin yapılması sağlanarak bizzat veya üyeliğinizin teyit edildiği elektronik postaüzerinden info@kaynes.com e-posta adresine iletebilirsiniz.Şirketimiz, Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak, başvuru taleplerini, talebin niteliğinegöre ve en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandıracaktır. İşlemin maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından belirlenen tarifeuygulanacaktır. Talebin reddedilmesi halinde, red nedeni/nedenleri yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekçelendirilecektir.
